Die IDS in Köln läuft fünf Tage und findet alle zwei Jahre statt. Beides zusammen verschiebt die Kalkulation eines Messeauftritts deutlich gegenüber einer jährlichen Dreitagesmesse, und zwar in beide Richtungen. Wer diese Besonderheiten früh einrechnet, geht mit einem belastbaren Budget in die Planung.

Fünf Messetage alle zwei Jahre verschieben die Rechnung

Die Internationale Dental-Schau ist die Weltleitmesse der Dentalbranche. Veranstaltet wird sie von der Koelnmesse gemeinsam mit dem Verband der Deutschen Dental-Industrie. Auf Ausstellerseite stehen Hersteller von Behandlungseinheiten, Instrumenten und Verbrauchsmaterial, Anbieter von Labortechnik und digitaler Fertigung, Hygiene und Infektionsschutz, Praxis- und Laborsoftware, Bildgebung sowie der Dentalfachhandel. Im Publikum finden sich Zahnärztinnen und Zahnärzte, Zahntechnikerinnen und Zahntechniker, Praxis- und Laborteams, Händler und Einkaufsverbände aus aller Welt.

Für das Budget bedeuten fünf Messetage vor allem eines: Die laufenden Kosten fallen fünfmal an. Personal, Übernachtung, Bewirtung, Reinigung und Standbetreuung liegen spürbar über dem, was Aussteller von einer Dreitagesmesse gewohnt sind. Der Zweijahresrhythmus wirkt in die andere Richtung: Ein Stand, der zwei Jahre eingelagert übersteht und beim nächsten Jahrgang wieder aufgebaut wird, verteilt seine Anschaffung über einen langen Zeitraum.

Kalkulieren Sie deshalb in drei getrennten Blöcken: was direkt an den Veranstalter geht, was der Standbau kostet und was der Betrieb während der Messewoche bindet.

Was feststeht, bevor der erste Entwurf entsteht

Ein spürbarer Teil des Budgets liegt fest, bevor über Gestaltung gesprochen wird. Dazu zählen die Flächenmiete je Quadratmeter, gestaffelt nach Standform, die Pflichtbeiträge des Veranstalters wie Medien- und Marketingpauschale sowie Ausstellerausweise und Einträge in Katalog und Onlineverzeichnis.

Dazu kommen die Anschlüsse, und auf der IDS ist diese Liste länger als anderswo: Strom in ausreichender Leistung, Wasser und Abwasser für Behandlungseinheiten und Spülplätze, Druckluft und Absaugung für Demonstrationen, dazu Netzwerk für Softwarevorführungen und Streaming. Jeder Anschluss wird beim Veranstalter bestellt und einzeln berechnet. Anschlusswerte, Preise und Bestellfristen stehen im Ausstellerportal der jeweiligen Ausgabe, die Technischen Richtlinien der Koelnmesse regeln zusätzlich Bauhöhen, Sichtblenden und Genehmigungspflichten.

Beziffern Sie diesen Block als Erstes. Er ist weitgehend gesetzt und bestimmt, wie viel Spielraum für Standbau und Inszenierung bleibt. Eine Orientierung zu den einzelnen Posten gibt unsere Übersicht zu den Kosten eines Messestandes.

Behandlungseinheiten und Demoflächen: der Kostentreiber dieser Messe

Was die IDS von den meisten Fachmessen unterscheidet, sind die Exponate. Eine Behandlungseinheit, ein Fräsgerät oder ein Sterilisator wird hier im laufenden Betrieb vorgeführt, mit Wasser, Luft, Strom und Absaugung. Genau daraus entsteht der größte messespezifische Kostenblock.

Vier Punkte treiben die Summe. Erstens die Medienführung: Zu- und Ablauf laufen über Bodenkanäle oder über einen Podestboden. Schon wenige Zentimeter Aufbauhöhe ziehen Rampen, zusätzliche Bodenfläche und einen Nachweis zur Ausführung nach sich und verändern die Anmutung des gesamten Standes.

Zweitens die Anschlussdichte: Jede zusätzliche Demoeinheit braucht eigene Medienpunkte. Drei Behandlungsplätze kosten deutlich mehr als einer, selbst wenn die Standfläche gleich bleibt. Es lohnt daher, früh festzulegen, welche Geräte wirklich live laufen und welche als Exponat oder als Film überzeugen.

Drittens die Anlieferung schwerer Geräte: Behandlungseinheiten, Röntgentechnik und Laborgeräte kommen früh auf den Stand, brauchen Hubwagen oder Stapler und einen Aufbauplan, der jedes Gerät vor der letzten Wand an seinen Platz bringt. Diese Reihenfolge spart einen ganzen Aufbautag.

Viertens das Umfeld: Die großen Anbieter der Branche treten in Köln mit sehr aufwendigen, teils zweigeschossigen Ständen an. Das hebt die optische Erwartung in den Hallen. Für mittelständische Aussteller zahlt sich statt vergleichbarer Größe ein klarer, hell beleuchteter Stand mit wenigen, gut inszenierten Demoplätzen aus.

Aufbau, Personal und die Woche in Köln

Der dritte Block betrifft die Zeit vor Ort. Aufbau- und Abbautage kommen zur Laufzeit hinzu, bei technisch anspruchsvollen Ständen mit Podestboden und Medienführung großzügig gerechnet. Für jeden dieser Tage fallen Anreise, Übernachtung und Arbeitszeit an.

Beim Personal wirkt sich die Länge der Messe am stärksten aus. Fünf Tage in voller Besetzung bedeuten in der Regel ein Schichtmodell und häufig eine zweite Reisegruppe zur Halbzeit. Auf der IDS kommt hinzu, dass Vorführungen fachlich geführt werden: Zahntechnikerinnen, Anwendungsberater oder Zahnärztinnen am Stand kosten mehr als allgemeines Standpersonal und überzeugen das Fachpublikum ungleich besser.

Früh gebucht gehören außerdem die Hotelzimmer. Während der IDS ist Köln über die gesamte Woche stark ausgelastet, und die Zimmerpreise folgen der Nachfrage. Wer direkt nach dem laufenden Jahrgang für den nächsten bucht, spart hier eine vierstellige Summe.

Dazu kommen Bewirtung, tägliche Reinigung, Standbewachung über Nacht, Lagerung von Verbrauchsmaterial und Drucksachen sowie ein Puffer von rund zehn Prozent für Nachbestellungen während der Messe. Dieser Puffer wird fast immer gebraucht, meist für Anschlüsse, Möbel oder Grafik, die sich erst am Stand als sinnvoll erweisen.

Wie aus dem Budget eine Investition über zwei Jahrgänge wird

Der Zweijahresrhythmus ist der stärkste Hebel für die Kosten je Auftritt. Ein Stand in modularer Systembauweise mit Aluminiumrahmen, wechselbaren textilen Bespannungen und LED-Flächen behält seine Grundstruktur, während Grafik, Botschaft und Grundriss zum nächsten Jahrgang angepasst werden. Zwischen den Ausgaben lagert er geprüft und erfasst ein und steht in der Zwischenzeit für kleinere Fachmessen, Kongresse und Hausveranstaltungen bereit.

Rechnet man die Anschaffung über zwei bis drei Jahrgänge, verschiebt sich das Verhältnis von Bau- zu Betriebskosten deutlich. Aussteller mit wenigen Terminen zwischen den IDS-Jahren vergleichen das sinnvollerweise mit einer Mietlösung. Wie sich beide Wege rechnen, zeigen die Seiten Messestand mieten und nachhaltiger Messebau.

Am Anfang steht in jedem Fall eine ehrliche Zahl. Wer Fläche, Anschlüsse, Standbau, Personal und Betrieb getrennt aufschreibt und mit einem Puffer versieht, geht gelassen in die IDS-Woche und behält den Spielraum genau dort, wo er wirkt: bei Demonstration, Licht und Gespräch.