Die Intergastra füllt in Stuttgart zehn Hallen mit Küchentechnik, Kaffee, Eis, Getränken und Einrichtung. Ihre Besucher führen Betriebe, die währenddessen weiterlaufen, und entscheiden entsprechend zügig. Darauf stellt ein gutes Standteam sich ein, lange bevor die erste Kostprobe über die Theke geht.

Ein Publikum, das am Ruhetag zur Messe fährt

Die Intergastra ist der größte Branchentreff des deutschen Gastgewerbes und findet alle zwei Jahre im Februar auf dem Messegelände Stuttgart statt, veranstaltet von der Messe Stuttgart gemeinsam mit dem Dehoga Baden-Württemberg. Zur Ausgabe 2026 zählte sie rund 1.250 Aussteller und etwa 80.000 Fachbesucher. Die Themenwelten reichen von Küchentechnik, Speisen und Getränken über Kaffee und Konditorei bis zu Einrichtung, Tischkultur, Außengastronomie und digitalen Lösungen; parallel läuft mit Gelatissimo die Fachmesse für handwerkliches Speiseeis. Der Messekalender führt die Jahrgänge 2028, 2030 und 2032, die genauen Tage stehen in unserem Messekalender.

Eine Besonderheit prägt den Personaleinsatz stärker als alles andere: Die Messe läuft über fünf Tage und schließt das Wochenende ein. Gastronominnen und Gastronomen kommen an ihrem Ruhetag, häufig am Sonntag oder Montag, oft zu zweit als Inhaberin und Küchenchef, in Familienbetrieben auch zu dritt. Sie haben wenige Stunden Zeit, ein volles Notizbuch und eine klare Frage im Kopf: Passt das in meinen Betrieb?

Wer am Stand steht, wenn probiert wird

Auf der Intergastra wird gekocht, gebrüht, gezapft und gekostet. Das verändert die Rollenverteilung im Standteam. Vier Rollen haben sich bewährt.

Die Fachkraft am Gerät ist die wichtigste davon: eine Köchin, ein Barista, eine Konditorin, jemand, der die Maschine im Alltag bedient. Gastronomen glauben Menschen, die selbst am Herd stehen, deutlich schneller als einer Verkaufspräsentation.

Daneben steht die Beratung, die aus dem Interesse ein Angebot formt: Betriebsgröße, Ausgabemengen, Küchengrundriss, Investitionszeitpunkt. Die dritte Rolle übernehmen Service und Technik mit Aufstellmaßen, Anschlusswerten, Wartung und Ersatzteilen. Und schließlich braucht der Stand einen Gastgeber am Eingang, der Besucher begrüßt, einordnet und weiterreicht, damit im Gedränge jeder Gast Aufmerksamkeit bekommt.

Ein kurzes Briefing hält das Team auf Kurs. Drei Fragen, die jede Person stellt, genügen: Was für ein Betrieb, welche Menge pro Tag, wann steht die nächste Investition an? Aus diesen drei Antworten entsteht später die Priorität der Nachbereitung.

Schichtplan für eine Messe, die auch am Wochenende läuft

Fünf Messetage am Stück fordern Kondition. Am Kochblock kommen Hitze und Lärm dazu, in den Wochenendspitzen steht das Team über Stunden durch. Ein Schichtplan, der vor der Messe fertig ist, hält die Qualität bis zum letzten Tag oben.

Bewährt hat sich ein fester Kern, der jeden Tag anwesend ist und die Übersicht behält, ergänzt um wechselnde Kräfte in Vor- und Nachmittagsschichten. Feste Pausen gehören in diesen Plan wie Termine, samt benannter Vertretung.

Für die Besetzungsdichte gibt es eine einfache Orientierung: Rechnen Sie je Gesprächsplatz und je Vorführstation eine Person, dazu den Gastgeber am Eingang und eine Reserve. Auf der Intergastra fällt diese Rechnung höher aus als auf einer reinen Fachmesse, weil Vorführungen Personal binden, das in derselben Minute kaum beraten kann.

Denken Sie außerdem an Anreise und Aufbautag. Wer am Sonntag die erste Schicht übernimmt, reist am Vorabend an. Das Messegelände liegt direkt am Stuttgarter Flughafen und ist gut erreichbar, die Hotelpreise ziehen zur Messezeit allerdings an, weshalb frühe Buchungen dem Personalbudget guttun.

Kontakte erfassen, während die Hände voll sind

Leaderfassung auf einer Verkostungsmesse braucht Lösungen, die auch mit belegten Händen funktionieren, und sie beruht immer auf der Einwilligung des Besuchers. Der Gast entscheidet aktiv, ob sein Ausweis gescannt wird, und erfährt in einem Satz, wofür seine Daten genutzt werden und wie lange sie gespeichert bleiben.

Praktisch gelingt das am besten an Punkten, an denen Besucher ohnehin verweilen: an der Theke, am Sitzplatz, am Ende einer Vorführung. Ein Tablet oder ein Scanner an genau diesen Stellen, mit einem kurzen Formular aus wenigen Pflichtfeldern und einem großen Freitextfeld, schlägt jede spätere Rekonstruktion aus Visitenkarten.

Qualifizieren Sie sofort. Betriebsart, Bedarf, Zeitraum und eine Einstufung in A, B oder C kosten zehn Sekunden und sparen später Stunden. Der Satz im Freitextfeld ist dabei oft wertvoller als jedes Auswahlfeld: Eine Notiz wie „Terrasse wird im April erweitert, sucht einen zweiten Kombidämpfer“ öffnet die Nachfassmail von selbst.

Zwei technische Hinweise erleichtern den Messetag. Halten Sie die Erfassung offlinefähig, weil das Hallennetz an Spitzentagen stark ausgelastet sein kann, und legen Sie einen Papierblock als Rückfallebene bereit. Am Abend wandern die Notizen desselben Tages in die Liste, solange die Gesichter noch präsent sind.

Die Wochen nach der Messe entscheiden über die Saison

Der Februartermin ist ein Geschenk, weil er genau vor der Saison liegt. Küchentechnik, Möbel für die Außengastronomie und Eismaschinen sollen laufen, wenn im Frühjahr die Terrassen öffnen. Zwischen Messe und Saisonstart liegen Lieferzeiten, Planungstermine und Einbauwochen. Wer schnell antwortet, gewinnt den Auftrag häufig allein über die Verfügbarkeit.

Für A-Kontakte hat sich eine Antwort innerhalb von zwei Werktagen bewährt, mit konkretem Bezug auf das geführte Gespräch statt als Sammelmail. B-Kontakte erhalten eine kurze, hilfreiche Nachricht, C-Kontakte wandern in den Verteiler. Wichtig ist, dass die Zuständigkeiten schon vor der Messe feststehen: Wer bearbeitet welche Region, wer schreibt Angebote, wer ruft an?

Am Ende zählt eine Kennzahl: die Kosten je qualifiziertem Kontakt. Sie setzt Standfläche, Bau, Personal und Bewirtung ins Verhältnis zum Ergebnis und macht die nächste Messeentscheidung leicht. Woraus sich die Standseite dieser Rechnung zusammensetzt, ordnet unsere Seite zu den Messestand-Kosten ein.

Der Stand selbst trägt zu diesem Ergebnis mehr bei, als es zunächst scheint. Ein Sitzplatz, eine Ablage für Tasche und Notizbuch, Ruhe hinter der Vorführung, ein Lagerraum für Nachschub und ein fester Ort für die Erfassung: Solche Details entstehen in der Planung und wirken an jedem einzelnen Messetag. Genau dort setzen unsere Leistungen im Messebau an.

Vom Februar bis in die Terrassensaison

Die Intergastra belohnt Vorbereitung. Ein Team mit klaren Rollen, ein Schichtplan, der fünf Tage trägt, eine Erfassung, die dem Gespräch folgt statt es zu unterbrechen, und ein Nachfassplan, der vor der Messe steht: Diese vier Bausteine bestimmen den Ertrag stärker als jeder zusätzliche Quadratmeter.

Bis zur nächsten Ausgabe im Februar 2028 bleibt Zeit, das Team zusammenzustellen und die Fläche darauf zuzuschneiden. Über beides sprechen wir gern, von der ersten Skizze bis zum Abbau.