Wenn Sie heute einen Messeauftritt ausschreiben oder ein Angebot fuer einen Messestand einholen, taucht neben Groesse, Gestaltung und Termin immer haeufiger eine weitere Frage auf: Welche Nachweise zur Nachhaltigkeit verlangt der Auftraggeber, und wer liefert sie? Was frueher eine freiwillige Geste war, wird zunehmend zur Anforderung im Briefing und zum Bewertungskriterium in der Vergabe. Dieser Beitrag ordnet ein, warum das so ist, welche Belege konkret gefragt sind und worauf Sie bei der Dokumentation achten sollten. Es geht dabei nicht um die grundsaetzlichen Vorteile modularer Bauweise, sondern um die Nachweisseite: was belegt werden muss und wie.

Warum Nachweise im nachhaltigen Messebau gefragt sind

Der Hintergrund ist in den Berichtspflichten grosser Unternehmen zu suchen. Mit der CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), der EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung, muessen immer mehr Unternehmen offenlegen, wie sich ihr Handeln auf Umwelt und Gesellschaft auswirkt. Verwandt damit ist der Begriff ESG (Environmental, Social, Governance), also Umwelt, Soziales und Unternehmensfuehrung, der als Rahmen dient, um Nachhaltigkeit messbar zu machen. Ein Messeauftritt ist Teil der Marketing- und Beschaffungsaktivitaeten eines Unternehmens und faellt damit in den Bereich, ueber den berichtet wird.

Fuer Aussteller bedeutet das eine praktische Folge: Wer selbst ueber Nachhaltigkeit berichten muss, braucht belastbare Daten von seinen Dienstleistern. Ein Messestand, dessen Herkunft, Materialien und Verbleib nicht dokumentiert sind, laesst sich schwer in eine Berichterstattung einordnen. Deshalb geben Einkaufs- und Marketingabteilungen die Anforderung weiter an den Messebau. Auch wenn ein Unternehmen selbst noch nicht unmittelbar berichtspflichtig ist, wirkt der Druck oft indirekt, etwa weil ein groesserer Geschaeftspartner oder Konzern Nachhaltigkeitsdaten entlang seiner Lieferkette abfragt. Der Messeauftritt ist dann ein Baustein, der in diese Kette gehoert. Bei der oeffentlichen Hand kommt hinzu, dass Vergabestellen Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen aufnehmen und die Erfuellung nachvollziehbar bewerten muessen. In beiden Faellen reicht die Aussage, etwas sei nachhaltig, nicht mehr aus. Gefragt ist der Nachweis.

Welche Nachweise Auftraggeber typischerweise verlangen

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Auftraggeber und Branche, doch einige Nachweisarten kehren regelmaessig wieder. Sie beziehen sich meist auf den gesamten Lebensweg eines Standes, von der Materialauswahl bis zum Rueckbau.

  • Materialnachweise: Angaben zu den verbauten Werkstoffen, etwa ob Aluminiumsysteme, Holzwerkstoffe oder textile Bespannungen eingesetzt werden, und wie diese hinsichtlich Schadstoffen oder Brandschutzklasse einzuordnen sind.
  • Herkunft und Lieferkette: Woher Materialien stammen und ob Systemkomponenten aus wiederverwendeten Bestaenden kommen oder neu produziert werden.
  • Wiederverwendungs- und Rueckbaukonzept: Eine Beschreibung, welche Bauteile nach der Messe eingelagert, geprueft und erneut eingesetzt werden koennen und welche nicht.
  • Entsorgung und Abfalltrennung: Wie mit nicht wiederverwendbaren Bestandteilen umgegangen wird und ob Abfaelle getrennt und verwertet werden.
  • Transportwege: Angaben zu Entfernungen zwischen Werkstatt, Lager und Messegelaende, da kurze Wege und gebuendelte Transporte die Umweltwirkung eines Auftritts spuerbar beeinflussen.

Wie diese Nachweise praktisch entstehen, haengt eng mit der Bauweise zusammen. Wer die grundlegenden Systemvorteile nachvollziehen moechte, findet sie im Beitrag Nachhaltiger Messebau mit modularen Systemen. Dort geht es um Wiederverwendung, Ressourcen und Kreislauffuehrung als Prinzip. Hier steht dagegen die Frage im Vordergrund, wie sich diese Prinzipien belegen lassen.

Nachhaltigkeit in Ausschreibungen und Briefings formulieren

Damit Nachweise verwertbar sind, muessen sie in der Ausschreibung praezise gefordert werden. Eine allgemeine Bitte um einen nachhaltigen Stand fuehrt zu allgemeinen Antworten, die sich kaum vergleichen lassen. Sinnvoller ist es, konkrete Angaben zu verlangen und dabei zu benennen, in welcher Form sie geliefert werden sollen.

Bewaehrt hat sich, im Briefing zwischen Muss- und Kann-Kriterien zu unterscheiden. Ein Muss-Kriterium kann etwa sein, dass der Anbieter ein Rueckbau- und Wiederverwendungskonzept vorlegt oder die eingesetzten Materialien benennt. Als Kann-Kriterium lassen sich Angaben zu Transportwegen oder zur Herkunft einzelner Komponenten abfragen. Wichtig ist, dass die geforderten Nachweise zur Groessenordnung des Auftrags passen. Fuer einen kompakten Systemstand ist ein knapper, belastbarer Nachweis angemessener als ein umfangreiches Berichtswerk, das niemand prueft.

Hilfreich ist ausserdem, nach anerkannten Branchennachweisen zu fragen, statt eigene Definitionen zu erfinden. Verbaende der Veranstaltungswirtschaft zertifizieren beispielsweise nachhaltige Projekte oder Unternehmen, was als unabhaengiger Anhaltspunkt dienen kann. Ob ein Anbieter ueber eine solche Zertifizierung verfuegt, sollten Sie im Einzelfall erfragen und belegen lassen, statt es vorauszusetzen. Wer sich vorab mit den Rahmenbedingungen eines konkreten Messeauftritts vertraut machen moechte, findet praktische Hinweise auch in unserem Ratgeber Messestand fuer die Light + Building in Frankfurt.

Dokumentation und Pruefung: worauf es ankommt

Ein Nachweis ist nur so viel wert wie seine Nachvollziehbarkeit. Achten Sie deshalb darauf, dass Angaben konkret, datiert und dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind. Eine pauschale Selbstauskunft ohne Bezug zum bestellten Stand hilft in einer Berichterstattung wenig. Besser sind projektbezogene Unterlagen, etwa eine Materialliste zum konkreten Aufbau, eine Beschreibung der wiederverwendeten Komponenten und Angaben zu Transport und Rueckbau nach der Messe.

Bei der Pruefung lohnt ein Blick auf Konsistenz und Plausibilitaet. Passen die genannten Materialien zur beschriebenen Bauweise? Ist erkennbar, welche Teile tatsaechlich wieder eingesetzt werden und welche neu produziert wurden? Werden Transportwege realistisch angegeben oder nur pauschal als kurz bezeichnet? Hilfreich ist es, im Zweifel nachzufragen und sich einzelne Angaben erlaeutern zu lassen, denn ein serioeser Anbieter kann seine Nachweise erklaeren. Vorsicht ist bei Formulierungen geboten, die viel behaupten und wenig belegen. Nachhaltigkeit sollte an konkreter Substanz erkennbar sein, etwa an einem modularen System, an nachvollziehbarer Kreislauffuehrung und an kurzen Wegen, nicht an werblichen Etiketten.

Sinnvoll ist es schliesslich, die Dokumentation frueh im Projekt zu vereinbaren und nicht erst nach der Messe einzufordern. Wenn von Anfang an klar ist, welche Angaben in welcher Form gebraucht werden, lassen sie sich waehrend Planung, Aufbau und Rueckbau festhalten, statt sie nachtraeglich zu rekonstruieren. Weitere Grundlagen zum Thema finden Sie auf unserer Seite zum nachhaltigen Messebau.

Fazit

Nachweise zur Nachhaltigkeit sind im Messebau von der freiwilligen Zugabe zur festen Anforderung geworden, getrieben durch Berichtspflichten wie die CSRD und durch Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen. Wer als Aussteller klar formuliert, welche Belege gebraucht werden, und wer als Dienstleister diese Belege projektbezogen und plausibel liefert, macht den Nachhaltigkeitsbeitrag eines Auftritts ueberpruefbar. Entscheidend sind konkrete, dem Projekt zugeordnete Angaben zu Material, Herkunft, Wiederverwendung, Entsorgung und Transport, festgehalten von Beginn an. Wenn Sie fuer einen anstehenden Messeauftritt klaeren moechten, welche Nachweise sinnvoll sind und wie sie sich sauber dokumentieren lassen, erreichen Sie uns unter 069 201 65 001 oder per E-Mail an info@dietrendsetzerei.de.